Op de tab Uitnodigen nodig je deelnemers uit voor een privé-vragenlijst. Je werkt met batches: groepen deelnemers die je tegelijk importeert en een uitnodiging stuurt.
Wat je nodig hebt
- Een privé-vragenlijst (openbare vragenlijsten hebben geen tab Uitnodigen)
- Een actief abonnement
- Rechten om batches te beheren
- Een CSV-, TXT- of XLSX-bestand met in elk geval een kolom met e-mailadressen
Wat je ziet
De tab toont per batch:
- Status - Geïmporteerd, Ingepland, In de wachtrij, Uitnodigen verwerken, Verwerkt, Klaar, of Import mislukt
- Fout - aantal deelnemers in de batch waarbij iets mis is (bijvoorbeeld ongeldig e-mailadres)
- Goed - aantal deelnemers dat correct geïmporteerd is
- Uitgenodigd - aantal verstuurde uitnodigingen
- Gereageerd - aantal deelnemers dat de vragenlijst heeft ingevuld
- Aangemaakt op
Klik op een rij om de details van de batch te openen.
Een batch aanmaken
- Open de vragenlijst en ga naar de tab Uitnodigen.
- Klik op .
- Klik op Kies bestand en selecteer je CSV-, TXT- of XLSX-bestand.
- Klik op .
Velden koppelen
Na het uploaden koppel je de kolommen uit je bestand aan de juiste velden:
- Koppel de kolom met e-mailadressen aan Email (verplicht).
- Koppel eventueel andere kolommen aan bestaande Tags (bijvoorbeeld voornaam, afdeling, klantnummer).
- Klik op .
Mach3Forms importeert dan de deelnemers en controleert de e-mailadressen. Deelnemers met ongeldige adressen komen onder Fout terecht; correcte deelnemers onder Goed.
De batch controleren en versturen
- Klik op de batch om de details te openen.
- Bekijk de previews via en om te controleren hoe de mail en de vragenlijst eruitzien voor een deelnemer.
- Vink de bevestigingen aan:
- Ik heb de mail preview bekeken
- Ik heb de vragen preview bekeken
- Wil je de batch later versturen? Zet dan Batch op een later tijdstip versturen aan en kies een datum en tijd.
- Klik op .
De status verandert dan naar In de wachtrij en daarna naar Uitnodigen verwerken terwijl de mails worden verstuurd.
Een batch verwijderen
Klik op het prullenbak-icoon naast de batch om hem te verwijderen. Dit kan alleen als de batch niet bezig is met importeren of versturen.
Veelgestelde vragen
Nee - een batch verstuurt altijd naar alle correct geïmporteerde deelnemers in die batch. Wil je naar een subset? Maak dan een nieuwe batch met alleen die deelnemers.
Dit betekent dat het bestand niet verwerkt kon worden. Controleer of het een CSV-, TXT- of XLSX-bestand is, of de kolommen kloppen en of het niet leeg is. Maak een nieuwe batch aan om het opnieuw te proberen.
Staat bij Instellingen → Uitnodiging blokkeren een aantal dagen ingevuld, dan krijgen deelnemers die binnen die periode al zijn uitgenodigd geen nieuwe uitnodiging uit deze batch. Ze komen wel in de telling terecht, maar er wordt geen mail verstuurd.
Ja. Zet in Instellingen → Automatisch herinneren aan hoe vaak en om de hoeveel dagen er een herinneringsmail verstuurd wordt naar deelnemers die nog niet gereageerd hebben.