Een event-aanmelding is een registratieformulier waarmee bezoekers zich kunnen inschrijven voor een evenement, beurs, conferentie of seminar. Naast naamgegevens kun je ook diëetwensen, gewenste sessies of bedrijfsinformatie uitvragen.
Wanneer inzetten?
- Voor eenmalige evenementen waar je tevoren wilt weten wie er komen.
- Voor interne bijeenkomsten (kick-off, all-hands, teamuitje) waar je catering moet regelen.
- Voor netwerkborrels of klantendagen waar je een gastenlijst wilt opbouwen.
- Wanneer je maximaal aantal aanmeldingen wilt instellen.
Voorbeeldvragen
Persoonlijke gegevens:
- "Voornaam" (Input)
- "Achternaam" (Input)
- "E-mailadres" (E-mailadres)
- "Bedrijf / organisatie" (Input)
- "Functie" (Input)
Eventspecifiek:
- "Welke sessies wil je bijwonen?" (Checkbox met sessieopties)
- "Heb je dieetwensen?" (Radio: nee, vegetarisch, veganistisch, glutenvrij, anders)
- "Wil je een lunch meedoen?" (Radio: ja/nee)
- "Hoe ben je bij dit event terecht gekomen?" (Radio voor segmentatie)
Optioneel:
- "Heb je nog vragen of opmerkingen vooraf?" (Textveld)
Welke vraagtypes passen?
- Input voor naam, bedrijf, functie.
- E-mailadres met automatische validatie.
- Checkbox voor sessiekeuzes (meerdere mogelijk).
- Radio voor dieetwensen of binaire keuzes.
- Selectie voor langere keuzelijsten (zoals land of provincie).
- Textveld voor vrije opmerkingen.
Slim koppelen
- Trigger met bevestigingsmail: stuur direct na aanmelding een persoonlijke bevestiging met de gekozen sessies en eventueel een agenda-bestand.
- Webhook naar event-platform: koppel met een ticketsysteem of badge-printsoftware.
- Embed op landingspagina: plaats het formulier rechtstreeks op je event-website.
- Maximum aantal reacties: zet in vragenlijst-instellingen een limiet zodat de inschrijving automatisch sluit bij vol.
Tip uit de praktijk
Vervolgstappen
- Test het formulier vooraf met enkele collega's.
- Plan de bevestigingsmail zorgvuldig (correct e-mailadres als afzender, agenda-bijlage, voorbereidingsinfo).
- Bereid de deelnemerslijst-export voor om bij de receptie te gebruiken.
- Plan een feedback-vragenlijst ná het event - zie het bijbehorende artikel.