Een Power BI-rapport bevroor de data die op het moment van publiceren werd opgehaald. Om actuele cijfers te tonen, moet je de data periodiek vernieuwen - dat doe je in Power BI Service met een scheduled refresh.
Wat je nodig hebt
- Een gepubliceerd rapport in Power BI Service (gratis of Pro-licentie)
- Het bijbehorende dataset met de Mach3Forms-koppeling
Refresh in Power BI Desktop
In Power BI Desktop kun je handmatig refreshen:
- Klik in de werkbalk op Vernieuwen.
- Power BI doorloopt alle queries opnieuw en haalt verse data op.
Dit is bedoeld voor ontwikkelen en testen. Voor productie publiceer je het rapport en plan je een refresh in Power BI Service.
Refresh in Power BI Service
1. Publiceer je rapport
- In Power BI Desktop: klik op Publiceren.
- Kies een werkruimte (workspace) waar het rapport in moet komen.
2. Configureer de gegevensbron-inloggegevens
- Open Power BI Service in je browser.
- Ga naar je werkruimte en zoek de dataset van het zojuist gepubliceerde rapport.
- Klik op Instellingen of het tandwieltje naast de dataset.
- Onder Gegevensbroninloggegevens zie je de Mach3Forms-URL. Klik op Inloggegevens bewerken.
- Kies Anoniem en bevestig.
Doe dit voor elke endpoint die in je rapport gebruikt wordt.
3. Plan een geplande vernieuwing
- In dezelfde dataset-instellingen, scroll naar Geplande vernieuwing.
- Zet de schakelaar aan.
- Kies een Frequentie (dagelijks of wekelijks) en één of meer tijdstippen.
- Stel optioneel een Failure-notification in zodat je een mail krijgt bij problemen.
Gateway: alleen als je rapport ook lokale bronnen gebruikt
Als je rapport alleen Mach3Forms (web-gebaseerd) en andere cloud-gebaseerde bronnen gebruikt, heb je géén gateway nodig. De refresh werkt direct.
Heb je je rapport ook gekoppeld aan een lokale databank of fileshare? Dan moet je een Power BI Gateway installeren op een server in je netwerk en die koppelen in de dataset-instellingen.
Wanneer is een refresh mislukt?
Veelvoorkomende oorzaken:
| Symptoom | Mogelijke oorzaak |
|---|---|
401 Unauthorized |
Token verlopen of fout - vernieuw het token in Mach3Forms en update de query in Power BI Desktop, daarna opnieuw publiceren |
429 Too Many Requests |
Rate limiting van de export-endpoint - verlaag de refresh-frequentie |
| Timeout | Te grote dataset in één keer ophalen - splits per vragenlijst of gebruik incrementele refresh |
| Authenticatie-prompt blijft terugkomen | Inloggegevens bij dataset niet correct gezet - herhaal stap 2 |
Veelgestelde vragen
In de dataset-instellingen onder Vernieuwingsgeschiedenis zie je elke poging, status en eventuele foutmeldingen.
Ja. Een dataset draait onder de rechten van de eigenaar. Maak iemand mede-eigenaar of gebruik een gedeelde service-account voor het token om continuïteit te waarborgen als de eigenaar de organisatie verlaat.
API-tokens van Mach3Forms verlopen pas na 10 jaar. Wel kan een token handmatig zijn ingetrokken. Als refresh 401 geeft: maak een nieuw token aan in Mach3Forms, werk de Power BI-query bij en publiceer opnieuw.