Bestellingen verwerken van A tot Z in de nieuwe Mach3Cart UI

Bestellingen verwerken van A tot Z in de nieuwe Mach3Cart UI

Wanneer een bestelling binnenkomt, wil je snel weten: wat is besteld, is er betaald, wat moet ik leveren en wat moet ik administratief bewaren? Dit artikel volgt die volledige route.

Wil je automatisch een interne orderbevestiging ontvangen? Controleer dan bij Instellingen → Identificatie → Mail welk admin e-mailadres voor orderbevestigingen is ingesteld. Laat je dit veld leeg, dan gebruikt Mach3Cart het e-mailadres van het account.

Praktijkvoorbeeld: Een klant bestelt twee handgemaakte mokken. De beheerder controleert betaling, klantgegevens, eventuele factuur en verwerkt de bestelling als afgerond.

Stap 1 - Open Bestellingen

• Actie: Ga naar het bestellingenoverzicht van de juiste checkout.
• Locatie: Mach3Cart → gekozen checkout → Bestellingen.
• Waarom: Hier komen alle orders samen. Begin altijd in de juiste checkout.
• Voorbeeld: De beheerder opent checkout Workshops voorjaar en klikt op Bestellingen.
• Resultaat: Je ziet de lijst met bestellingen voor deze checkout.

Stap 2 - Zoek de bestelling

Actie: Gebruik zoekveld, datum, klantnaam of bestelnummer om de juiste bestelling te vinden.

• Locatie: Mach3Cart → Bestellingen.
• Waarom: Zo voorkom je dat je gegevens van de verkeerde klant verwerkt.
• Voorbeeld: De klant mailt over bestelling #1042; de beheerder zoekt op 1042.
• Resultaat: Je hebt de juiste bestelling gevonden.

Stap 3 - Open de details

• Actie: Klik de bestelling open en bekijk alle orderinformatie.
• Locatie: Bestellingenoverzicht → bestelling openen.
• Waarom: De detailpagina bevat de informatie die je nodig hebt om te leveren en te administreren.
• Voorbeeld: De beheerder opent de bestelling en ziet klantnaam, e-mail, producten en totaalbedrag.
• Resultaat: Je ziet wat er precies besteld is.

Stap 4 - Controleer betaalstatus

• Actie: Controleer of de bestelling betaald, open, mislukt of geannuleerd is.
• Locatie: Bestellingdetails → status/betaalinformatie.
• Waarom: Je moet weten of je al mag leveren.
• Voorbeeld: Status is Betaald; de mokken kunnen worden klaargezet voor verzending of afhalen. Bij Niet betaald wacht je of controleer je provider.
  Bij Vooruit betalen kan de bestelling eerst open blijven staan totdat de klant het bedrag heeft overgemaakt. Controleer dan ook of de klant de juiste bankgegevens heeft ontvangen.
• Resultaat: Je weet of betaling is afgerond.

Stap 5 - Controleer producten en aantallen

• Actie: Vergelijk productnamen, aantallen, opties en bedragen.
• Locatie: Bestellingdetails → producten/orderregels.
• Waarom: Levering of deelname hangt af van wat er exact is besteld.
• Voorbeeld: De klant bestelde 2 blauwe mokken, niet 1 mok.
• Resultaat: Je weet wat je moet leveren.

Stap 6 - Controleer klantgegevens

• Actie: Controleer naam, e-mail, telefoon, adres en bedrijfsgegevens indien aanwezig.
• Locatie: Bestellingdetails → klantgegevens.
• Waarom: Onvolledige of foutieve gegevens kunnen levering of communicatie blokkeren.
• Voorbeeld: Bij zakelijke bestelling controleert de beheerder bedrijfsnaam en eventueel BTW-/referentiegegevens.
• Resultaat: Je hebt bruikbare klantgegevens.

Stap 7 - Controleer levering of deelname

• Actie: Bekijk of de bestelling bezorgd, afgehaald of digitaal/zonder levering is.
• Locatie: Bestellingdetails → leverings-/afhaalinformatie.
• Waarom: Je volgende actie verschilt per leveringsvorm.
• Voorbeeld: Bij afhalen staat vestiging Bakkerij centrum en tijdslot zaterdag 10:00.
• Resultaat: Je weet hoe en wanneer je moet leveren.

Stap 8 - Verwerk je interne actie

• Actie: Pak, lever, reserveer plek, stuur download of markeer intern dat je actie is gedaan.
• Locatie: Je eigen werkproces + eventueel Mach3Cart-status/notities indien beschikbaar.
• Waarom: Mach3Cart registreert de bestelling, maar jij voert de echte levering of opvolging uit.
• Voorbeeld: De beheerder zet twee blauwe mokken klaar, controleert de leveringsmethode en stuurt indien nodig praktische afhaalinformatie.
• Resultaat: De bestelling is operationeel verwerkt.

Stap 9 - Controleer factuur/administratie

• Actie: Download of controleer factuurgegevens als je administratie dat nodig heeft.
• Locatie: Bestellingdetails/factuurinformatie indien beschikbaar.
• Waarom: Administratie moet aansluiten op betaling en bestelling.
• Voorbeeld: De beheerder slaat factuur of ordergegevens op voor maandelijkse boekhouding.
• Resultaat: Je administratie kan de bestelling terugvinden.

Stap 10 - Rond af en bewaar bewijs

• Actie: Controleer of er niets openstaat en bewaar relevante orderinformatie.
• Locatie: Mach3Cart → bestelling + eigen administratie.
• Waarom: Een afgeronde bestelling moet later te reconstrueren zijn bij vragen.
• Voorbeeld: Bij klantvraag kan de beheerder bestelnummer, betaaldatum en product direct terugvinden.
• Resultaat: De bestelling is van binnenkomst tot afronding verwerkt.

Controlelijst

• juiste checkout;
• juiste bestelling;
• betaalstatus gecontroleerd;
• producten/aantallen gecontroleerd;
• klantgegevens bruikbaar;
• levering/deelname duidelijk;
• interne actie uitgevoerd;
• administratie/factuur gecontroleerd.
• interne orderbevestiging komt binnen op het juiste admin e-mailadres;
• bij Vooruit betalen zijn betaling en bankgegevens gecontroleerd;