Formuliermail komt niet aan: afzenderadres en DNS

Samenvatting

Komen ingevulde formulieren niet (meer) als e-mail binnen? Meestal ligt het aan het afzender-e-mailadres van het formulier. Mach3Blocks zet formuliermail met een afzender op een gratis e-maildienst (zoals gmail.com of ziggo.nl) automatisch uit, en mail vanaf je eigen domein wordt alleen verstuurd als dat domein de juiste DNS-instellingen (SPF en DKIM) heeft. Dit artikel legt uit waarom dat gebeurt en hoe je het oplost. Je reacties zelf blijven altijd opgeslagen bij de website, ook als de e-mail is uitgezet.

Wanneer gebruik je dit?

Gebruik dit artikel als een formulier wél inzendingen opslaat, maar je de notificatie- of bevestigingsmail niet ontvangt — of als je een melding kreeg dat de formuliermail is uitgezet vanwege het afzenderadres. Ook bruikbaar als de mail plots stopte terwijl er niets aan het formulier is veranderd.

Hoe werkt dit in Mach3Blocks?

Elk formulier heeft in het tabblad E-mail een Afzender-e-mail: het adres waar de notificatie- en bevestigingsmail vandaan lijken te komen. Mach3Blocks stelt twee eisen aan dat adres:

• Geen gratis e-maildienst als afzender. Formuliermail met een afzender op een veelvoorkomende e-mailprovider wordt op gepubliceerde websites uitgezet, om te voorkomen dat het verzend-IP van het platform op een blacklist komt. Het gaat om: gmail.com, outlook.com, hotmail.com, hotmail.nl, live.com, live.nl, yahoo.com, kpn.com, ziggo.nl, odido.nl, online.nl en xs4all.nl.
• Eigen domein met geldige DNS. Gebruik je een afzenderadres op je eigen domein, dan moet dat domein een SPF-record met de Mach3Blocks-verzendserver bevatten, anders wordt de mail geweigerd. Met DKIM (beschikbaar bij verzendmethode Server) onderteken je de mail zodat ontvangers de herkomst vertrouwen.

De SPF- en DKIM-records vind je kant-en-klaar in het tabblad DNS van het websitebeheer.

Welke rechten heb je nodig?

Er is geen apart recht voor formulier-e-mail. Je hebt toegang nodig om het formulier te bewerken en om bij de DNS-instellingen van de website te komen. Kun je de instellingen niet openen of opslaan, dan ontbreekt die toegang — vraag die aan de beheerder van de website.

Waar klik je precies?

Afzenderadres controleren of aanpassen:

1. Klik in de editor op een veld van het formulier.
2. Klik rechtsboven op Formulier bewerken.
3. Ga naar het tabblad E-mail.
4. Controleer bij Afzender-e-mail dat er een adres op je eigen domein staat (dus niet op gmail.com, ziggo.nl e.d.).
5. Sla op en publiceer de website.

DNS-records toevoegen:

1. Ga naar het websitebeheer van de betreffende website.
2. Open het tabblad DNS.
3. Neem het SPF-record en het DKIM-record over in het DNS-beheer bij je domeinprovider.
4. Wacht tot de wijziging actief is en verstuur daarna een testinzending.

Supportflow

Symptoom 1: reacties worden opgeslagen, maar er komt geen e-mail

Diagnose: controleer het Afzender-e-mail in het tabblad E-mail. Staat daar een gratis e-maildienst (gmail.com, ziggo.nl, …), dan is de mail bewust uitgezet.
Actie: zet het afzenderadres om naar een adres op je eigen domein, voeg de SPF/DKIM-records uit de DNS-tab toe, sla op en publiceer.
Verwacht resultaat: na een testinzending komt de notificatiemail binnen; de opgeslagen reacties blijven zichtbaar.

Symptoom 2: mail vanaf het eigen domein komt niet aan of belandt in spam

Diagnose: het afzenderdomein mist waarschijnlijk een geldig SPF-record (mail wordt dan geweigerd) of de DKIM-ondertekening staat uit.
Actie: open de DNS-tab, controleer of het SPF-record de Mach3Blocks-verzendserver bevat en of het DKIM-record is toegevoegd; zet bij verzendmethode Server DKIM aan. Verstuur daarna een nieuwe testinzending.
Verwacht resultaat: de mail wordt afgeleverd in de inbox in plaats van geweigerd of als spam gemarkeerd.

Praktijkvoorbeelden

Voorbeeld 1 — gratis afzenderadres

Before: een contactformulier met afzender info@gmail.com; de klant ontvangt geen notificatie, maar in het reactie-overzicht staan wél nieuwe inzendingen.
Actie: afzenderadres gewijzigd naar info@eigendomein.nl, SPF- en DKIM-records uit de DNS-tab toegevoegd bij de domeinprovider, website gepubliceerd.
After: een testinzending komt binnen op het beheerdersadres; de bestaande opgeslagen reacties zijn niet verloren.

Voorbeeld 2 — eigen domein zonder SPF

Before: afzender formulier@eigendomein.nl, maar mails komen niet aan; het domein heeft nog geen SPF-record.
Actie: het SPF-record uit de DNS-tab toegevoegd aan het domein, gewacht tot het actief was, DKIM aangezet bij verzendmethode Server, opnieuw getest.
After: de notificatie- en bevestigingsmail worden weer afgeleverd in de inbox.

Veelgemaakte fouten + directe fixes

Een veelgemaakte fout is denken dat inzendingen verloren zijn als de e-mail uitblijft. Dat is niet zo: de reacties staan altijd opgeslagen bij de website; alleen de mail kan uitstaan.

Een tweede fout is een gratis e-mailadres als afzender houden. Zolang de afzender op een provider uit de lijst staat, blijft de formuliermail uit — een eigen domein is nodig.

• Blijft de mail na het aanpassen uit, controleer dan of de DNS-wijziging al actief is; records hebben soms tijd nodig om door te werken.
• Komt de mail wel binnen maar in spam, controleer dan of het DKIM-record correct is overgenomen en of je verzendmethode op Server staat (DKIM werkt niet bij SMTP).