In de klantenmanager kun je klanten exporteren naar een CSV-bestand en bestaande klanten in bulk importeren vanuit een CSV-bestand. Handig om je klantgegevens te bewerken in Excel, een ledenlijst over te zetten of een back-up te maken.
Waar vind je het?
Ga naar Beheer > Klanten. Bovenaan het overzicht vind je de knop . Daarmee open je een venster met twee panelen: één voor exporteren, één voor importeren.
Hoe werkt het?
Klanten exporteren
- Ga naar Beheer > Klanten.
- Klik op .
- Kies in het paneel Exporteren de filters die je wilt toepassen:
- Aangemaakt van en Aangemaakt tot: laat leeg om alle klanten te exporteren, of vul een datum in om alleen klanten van een bepaalde periode mee te nemen.
- Klanttype: kies tussen alle klanten, alleen klanten (geen gasten) of alleen gastaccounts.
- Bestandsformaat: standaard CSV (UTF-8).
- Klik op .
Het CSV-bestand wordt gedownload op je computer.
Klanten importeren
- Ga naar Beheer > Klanten.
- Klik op .
- Klik in het paneel Importeren op CSV Bestand en kies het bestand op je computer.
- Kies bij Bij bestaande klanten wat er moet gebeuren als een klant met hetzelfde e-mailadres al bestaat:
- Overslaan: bestaande klanten blijven ongewijzigd.
- Bijwerken: bestaande klanten worden bijgewerkt met de gegevens uit het CSV-bestand.
- Klik op .
Klanten worden gematcht op e-mailadres. Na de import zie je een rapport met hoeveel klanten zijn aangemaakt, bijgewerkt, overgeslagen of fout zijn gegaan.
Een voorbeeld CSV-bestand downloaden
Wil je weten welke kolommen je in je CSV-bestand kunt opnemen? Download een voorbeeld:
- Open de Import/Export dialoog.
- Klik op de link voorbeeld CSV onder het importpaneel.
Gebruik het voorbeeld als sjabloon voor je eigen bestand.
Welke kolommen worden geëxporteerd?
Het exportbestand bevat per klant 20 kolommen:
| # | Kolom | Beschrijving |
|---|---|---|
| 1 | Klantnummer | Unieke nummer van de klant |
| 2 | Bedrijfsnaam | Bedrijfsnaam (bij zakelijke klanten) |
| 3 | Naam | Voor- en achternaam |
| 4 | E-mailadres | |
| 5 | Telefoon | Telefoonnummer |
| 6 | Mobiel | Mobiele telefoonnummer |
| 7-11 | Factuuradres straat, huisnummer, postcode, plaats, land | Het factuuradres |
| 12-17 | Afleveradres naam, straat, huisnummer, postcode, plaats, land | Het afleveradres |
| 18 | BTW-nummer | (bij zakelijke klanten) |
| 19 | KvK-nummer | (bij zakelijke klanten) |
| 20 | Actief | "Ja" of "Nee" |
Welke kolommen heb je nodig om te importeren?
Alleen E-mail is verplicht. Alle andere kolommen zijn optioneel.
Heb je voor sommige klanten geen factuur- of afleveradres? Dan laat je die velden gewoon leeg.
Veelgestelde vragen
Het systeem herkent automatisch een puntkomma (;), komma (,) of tab als scheidingsteken. Sla je CSV bij voorkeur op als UTF-8 om problemen met speciale tekens te voorkomen.
Dat hangt af van je keuze bij Bij bestaande klanten:
- Overslaan: de bestaande klant blijft ongewijzigd. Je krijgt te zien hoeveel klanten zijn overgeslagen.
- Bijwerken: de gegevens van de bestaande klant worden overschreven met de gegevens uit je CSV.
Klanten worden gematcht op e-mailadres.
Ja. Het systeem kijkt per regel of een klant met dat e-mailadres al bestaat:
- Bestaat de klant niet? Dan wordt er een nieuwe klant aangemaakt.
- Bestaat de klant wel? Dan wordt hij overgeslagen of bijgewerkt, afhankelijk van je keuze.
Ja. Na de import zie je een rapport met:
- Aantal nieuwe klanten (geïmporteerd)
- Aantal bijgewerkte klanten
- Aantal overgeslagen klanten
- Aantal regels met fouten
Bij fouten zie je per regel wat er mis ging (bijvoorbeeld een ongeldig e-mailadres).
Nee. De beschikbare filters zijn datum (van/tot) en klanttype (alle, alleen klanten, alleen gasten). Wil je een specifiekere selectie? Filter dan na het exporteren in Excel.
Ja, als de kolom in het CSV staat. Vul "Ja" of "Nee" in bij de kolom Actief. Laat je de kolom leeg, dan wordt de klant standaard als actief aangemaakt.